Votre carte CPS (Carte Professionnelle de Santé) doit être active et insérée dans le lecteur pour accéder au tableau de bord SESAM-Vitale et effectuer le suivi.
📤 Accéder à l'espace de télétransmission
Pour retrouver l’historique et l’état de vos envois :
- Cliquez sur le pictogramme FSE situé dans le menu de navigation en bas à gauche de votre écran.
2. Vous accédez directement au Tableau de bord SESAM-Vitale, qui vous offre une synthèse visuelle de vos flux.
3. Pour affiner votre recherche, utilisez la barre latérale droite :
- Cliquez sur FSE pour lister individuellement toutes les feuilles de soins
- Cliquez sur Lots pour regrouper la vue par fichiers d’envois groupés
📚 Comprendre mes télétransmissions
1. Comprendre le tableau des feuilles de soin
Le ruban supérieur vous permet de filtrer l’affichage par date et par praticien. Vous disposez également d’une barre de recherche rapide pour retrouver une FSE à l’aide du nom du patient, du numéro de lot ou du numéro de FSE.
Les filtres généraux d’affichage :
- Toutes les FSE : Affiche l’intégralité de vos feuilles de soins enregistrées.
- FSE à traiter / en attente : Visualise les feuilles de soins prêtes à être télétransmises.
- FSE rejetées à traiter : Liste feuilles de soin refusées par les organismes payeurs (CPAM)
👉 Pour aller plus loin : Régénérer une fse rejetée
Décryptage des différents états d’une FSE :
- Tout : permet de visualiser toutes les FSE
- En attente de mise en lot : Facture validée, prête à être regroupée dans un lot.
- Mis en lot : FSE intégrée à un lot de télétransmission, en attente d’envoi effectif.
- Traité manuellement : FSE issue d’un lot en erreur. Libérée par le système, elle requiert votre intervention (traitement du rejet).
- A synchroniser / A finaliser : FSE générée via une carte CPE (Carte de Personnel d’Établissement) nécessitant une action de validation.
- Rejet : Facture retournée avec une erreur par la caisse ou la mutuelle.
- Paiement reçu : FSE enregistrée comme réglée.
- En attente de chargement / déchargement : Flux en attente de transfert avec votre lecteur.
- Bloquée : FSE verrouillée par un cadenas. Elle est volontairement exclue des prochaines télétransmissions.
Cochez l'option Uniquement dégradé pour afficher exclusivement les FSE créées sans carte Vitale (en mode dégradé), ou utilisez Documents SCOR à compléter pour lister les dossiers où les pièces justificatives numérisées sont manquantes.
2. Suivre une feuille de soin
Pour contrôler le statut d’une feuille de soin ou obtenir un état global de vos remboursements en Tiers-Payant (TP) :
- Suivi à la ligne : Dans la colonne État de votre tableau de bord, cliquez sur l’option Ouvrir le suivi de facture pour consulter l’historique détaillé des échanges avec les caisses.
- Vue comptable globale : Cliquez sur le bouton Suivi des factures TP pour analyser d’un coup d’œil l’état global (les flux payés et les restes à recouvrer) de vos remboursements en Tiers-Payant (TP) :
3. Suivre l'état des Lots de télétransmission
Lors de la télétransmission, le logiciel regroupe automatiquement vos FSE au sein de fichiers appelés Lots. Un numéro unique est alors généré.
Les lots identifiés par des chiffres sont destinés aux régimes obligatoires (CPAM), tandis que ceux identifiés par des lettres s’adressent aux organismes complémentaires (Mutuelles).
Pour analyser l’état d’un lot, rendez-vous dans l’onglet Lots depuis la barre latérale droite.
Décryptage des différents statuts des lots :
- Tout : permet de visualiser tous les lots
- En attente de traitement : Le lot est créé mais le fichier d’envoi n’est pas encore généré.
- Mis en fichier : Le lot est prêt à l’envoi à la CPAM, en attente de la télétransmission.
- Émis : Le fichier a été télétransmis à la CPAM
- A traiter manuellement / Sans renvoi : Lot bloqué en rejet. Il nécessite d’être “déloté” (séparer les FSE) afin de traiter les erreurs individuellement pour re-télétransmission.
- Accusé de réception positif : La CPAM confirme la bonne réception du lot (ARL positif).
- Envoyé, ARL Négatif : Le lot est envoyé mais non reçu par la CPAM
- Rejet : Le lot a été rejeté
- Paiement reçu : le lot est intégralement payé
- Réémis, sans ARL : Le lot renvoyé car aucun accusé de réception n’a été retourné par la caisse dans le délai légal de 48 heures
- En attente : le lot est en attente d’envoi
- A reconstituer : Erreur technique liée à la sécurisation CPS ; le lot doit être recréé.
- A réémettre : le lot traité est en attente de renvoi à la CPAM
- Bloqué : lot cadenassé
- Acquitté : lot de fse dégradée accusé de réception de la CPAM
Un lot à l'état Bloqué ou À traiter manuellement suspend le paiement de toutes les FSE qu'il contient. Ne laissez pas traîner ces statuts dans votre tableau de bord pour éviter les retards de trésorerie.
- Une routine simple : Consultez votre tableau de bord SESAM-Vitale au moins une fois par semaine pour vérifier l'apparition des "ARL positifs".
- Gestion des rejets : Si une FSE ou un Lot passe au statut Rejet, isolez la ligne pour appliquer la correction nécessaire avant de la renvoyer.
🔗 Pour aller plus loin : Webinaire 5 – Suivi de facturation : gestion des rejets, impayés et lots