- Consultation des rejets : L'analyse et la compréhension des motifs de rejets ne nécessitent pas l'insertion de votre carte CPS.
- Recyclage et télétransmission : La carte CPS est obligatoire et doit être connectée si vous effectuez la correction et le renvoi (le recyclage) des FSE modifiées vers les organismes payeurs.
📣 Qu'est-ce qu'un rejet et comment être alerté ?
Un rejet correspond au renvoi d’une feuille de soins par la CPAM ou par la complémentaire santé du patient en raison d’une anomalie bloquant le traitement de la facture.
Rappel réglementaire : Vous disposez d'un délai légal de 2 ans et le trimestre en cours pour régénérer et renvoyer une feuille de soins rejetée.
Les rejets vous sont notifiés par courrier, par e-mail ou, le plus souvent, directement au sein de votre logiciel DrSanté. Pour assurer un suivi optimal :
- Pensez à consulter régulièrement vos différents canaux d’information.
- Avant toute manipulation dans l’interface, effectuez systématiquement un « Relevé de messagerie » dans DrSanté pour synchroniser les derniers retours des caisses.
🔎 Identifier et traiter les rejets par "Lots"
Lorsqu’un lot entier est bloqué, cela signifie que le problème est survenu lors de la sécurisation globale de l’envoi ou de la FSE au moment de sa génération (ex: micro-coupure de connexion avec la carte Vitale ou la carte CPS).
Le motif de rejet par la CPAM d’un lot se trouve dans l’onglet “Retour” du pictogramme “fse”.
Cas n°1 : L'ARL est négatif (Exemple de message : 0000000XX=No FSE avec chiffrement erroné)
Ce message indique un certificat SESAM-Vitale incorrect ou mal lu lors du chiffrement. Il ne s’agit pas d’une erreur de saisie médicale, mais d’un défaut de sécurisation.
La solution : Rendez-vous dans l’onglet Lots. Cochez le ou les lots concernés, puis cliquez sur le bouton “Reconstituer lots en erreur” afin de relancer la sécurisation.
Cas n°2 : Le lot est directement classé en "Lots en erreur" par la caisse
La solution :
- Accédez à l’espace Lots en erreur.
- Sélectionnez le lot visé, cliquez sur Duplicata puis confirmez par Oui.
- Fermez la fenêtre (cliquez sur Annuler ou sur la croix).
- Dirigez-vous dans l’onglet FSE, puis appliquez le filtre « À traiter manuellement » pour retrouver vos factures prêtes à être corrigées.
🛠️ 3. Décoder et résoudre les motifs de rejets de "FSE"
Pour identifier l’erreur d’une facture spécifique, rendez-vous dans le pictogramme de télétransmission « FSE », puis dans l’onglet Suivi de la facture et double-cliquez sur la ligne correspondante. Les erreurs concernent généralement la cotation ou les droits du patient.
Voici le dictionnaire des motifs les plus fréquents et la marche à suivre :
| Motif affiché dans DrSanté | Signification de l'anomalie | Action corrective à mener |
|---|---|---|
| FACT TPC INCOMP.TYPE CONTRAT | Tiers-payant complémentaire incompatible avec le contrat (ex: les droits Complémentaire Santé Solidaire - C2S ne sont plus à jour sur la carte Vitale). | Modifiez la FSE en retirant la part complémentaire à 100%, puis régénérez la facture. |
| SITUATION D'EXONÉRATION INCONNUE POUR LE BÉNÉFICIAIRE | Le patient est enregistré en ALD ou sous une autre exonération alors qu'il n'en bénéficie pas auprès de cet organisme. | Modifiez la situation d'exonération dans la fiche facturation et régénérez la FSE. |
| LE TAUX DE REMBOURSEMENT DEMANDÉ EST DIFFÉRENT DU TAUX DE REMBOURSEMENT CALCULÉ | Une dichotomie existe entre le taux d'exonération appliqué dans DrSanté et celui enregistré dans les serveurs de la CPAM. | Ajustez la situation d'exonération du patient afin de correspondre aux exigences de la caisse. |
| EXONÉRATION DU TM ABS AU RÉFÉRENTIEL | Les droits du patient (ALD, maternité...) ne sont pas encore actualisés côté CPAM malgré les informations de sa carte Vitale. | Patientez quelques jours que les bases de la CPAM s'actualisent et/ou vérifiez les droits directement sur votre espace Amelipro avant de régénérer. |
| BÉNÉFICIAIRE INCONNU | Le patient n'est pas reconnu par l'organisme payeur (fréquent pour les enfants rattachés aux mutuelles). | Ajoutez manuellement le numéro d'adhérent dans le paramétrage de la complémentaire santé. Alternative : Imprimez la FSE papier (feuille de soins de secours) pour l'envoyer par courrier ou e-mail à la mutuelle. |
| FACTURE DÉJÀ PAYÉE | La séance ou l'acte a été télétransmis deux fois par inadvertance. | Annulez simplement la feuille de soins en doublon dans votre suivi. |
Cas particulier : Si une feuille de soins affiche le statut "rejeté" mais que vous constatez que le virement a finalement été effectué sur votre compte bancaire, cela signifie que la CPAM a traité l'anomalie manuellement de son côté. Dans ce cas, passez simplement la FSE au statut "payée" ou "archivée" pour régulariser votre tableau de bord.
Aller plus loin : Régénérer une fse rejetée
Les équipes de support DrSanté vous accompagnent sur l'utilisation technique du logiciel. Pour toute contestation d'un motif médical ou pour obtenir des précisions réglementaires sur un rejet, seuls la CPAM ou l'organisme complémentaire concerné sont compétents pour vous répondre. Veuillez les contacter directement.
Gagnez du temps avec l'ADRi !
Pour éviter la majorité de ces rejets de droits, activez l'appel automatique au service ADRi (Acquisition des Droits Intégrée). Cela interroge les bases de données de l'Assurance Maladie en temps réel, même si la carte Vitale du patient n'est pas à jour.
- Chemin d'activation : Roue crantée (Paramètres utilisateurs) > Autres paramètres > Cliquez sur le Crayon (Modifier) > Cochez l'option Automatique.
- Vérification : Un rejet n'efface pas votre travail, il suspend le paiement en attente d'une correction.
- Réflexe n°1 : Faites un relevé de messagerie pour récupérer le libellé exact de l'erreur.
- Traitement : Identifiez s'il s'agit d'un problème global de chiffrement du lot (à reconstituer) ou d'une erreur de droits individuels sur une FSE (à modifier puis régénérer).